PROMOVER EVENTOS. POR QUE E PARA QUEM?

Diferentes organizações têm utilizado como ferramenta de trabalho a promoção de eventos. Parece extremamente simples produzir um evento. Afinal é contratar um buffet, escolher o cardápio, definir o projeto de decoração, elaborar um mailing de convidados, produzir um convite e registrar o evento. Na realidade, um evento, se utilizado estrategicamente pode ser muito mais que isso, proporcionando resultados efetivos para as organizações que lançarem mão desta ação.

Antes de mais nada pergunte-se: tem a ver com o contexto que a organização vive neste momento? Não é algo isolado? Se as respostas forem positivas é preciso primeiramente um criterioso planejamento, determinando os objetivos, sabendo por que e para quem. De posse das informações, vamos a análise das melhores alternativas, tomando a decisão acertada em relação ao público. Definida que a melhor alternativa é o evento, iniciamos um processo de trabalho detalhado. É preciso identificar qual a identidade a ser criada, personalizando o evento, seja ele social, artístico, cultural ou de inauguração, entre tantas opções. Desenvolver a programação geral do evento, detalhada, sabendo o que acontece em cada momento. A exemplo, o roteiro de Cerimonial a ser criado, precisa informar e comunicar. É necessário visualizar se todas as categorias do mailing de convidados estão representadas, pois é extremamente desagradável executar um evento e "deixar" um determinado grupo sem ser convidado. Realizar follow-up então, é imprescindível. Não queremos aqui desenvolver um Manual de Eventos, mas referenciar alguns pontos que as vezes são esquecidos, comprometendo o objetivo determinado pela organização.

É preciso que o clima seja criado, envolvendo os diferentes públicos que estarão presentes. Afinal, um evento é uma estratégia de comunicação dirigida que aproxima o público da organização. É necessário que todos estejam informados da dinâmica, do processo de recepção, da "acolhida" que se dará. Não existe coisa pior do que você perguntar alguma coisa em um evento e a recepcionista responder: não sei.

Para isso, planejar é fundamental, desenvolvendo um projeto com objetivo, justificativa, programação, estratégias, detalhamento, orçamento, cronograma e o check-list (providências a serem tomadas). Faça a cada semana uma revisão do check-list, e verá que o nível de detalhamento é cada vez mais profundo, pois quando você se imagina na situação é completamente diferente do que você apenas visualizar "de fora". Por isso é preciso proximidade com a empresa, ligação contínua e a cada nova informação, saber ouvir para projetar novas estratégias, desenvolvendo uma produção totalmente personalizada.

Ë incrível como as pessoas as vezes percebem o encerramento de um evento. Acabou...acabou... mas não acabou coisa nenhuma. Produzimos mas precisamos conhecer a opinião das pessoas que participaram - neste momento, uma pesquisa de opinião - é fundamental. Primeiro para termos o conhecimento do que as pessoas pensam em relação ao evento e segundo para colaborar em próximos processos de planejamento.

Enfim é preciso conhecimento, segurança e competência para o desenvolvimento desta função, cuidando de todo o processo de forma global. Somente desta forma a produção de eventos será estratégica.

Marlene Marchiori é doutora em comunicação pela USP, proprietária da March Comunicação e professora da Universidade Estadual de Londrina. Fonte: www.aberje.com.br  Fevereiro de 2003