Tipologia dos eventos


Antes de tratarmos da classificação dos eventos é importante abordamos alguns conceitos de eventos. Existem muitas definições complexas, mas ainda nenhuma em comum acordo entre os autores; depois de várias análises sobre o conceito de eventos, a que nos parece mais sucinta e propícia para o profissional organizador de eventos é a seguinte:
"Evento - atividade dos mais diferentes tipos reunindo pessoas" (ANDRADE, 1999, p. 117).
A classificação dos eventos é muito importante principalmente na hora de decidirmos qual evento será executado para a idéia na qual tivemos. Existem várias formas de se classificar eventos, apresentamos a seguir algumas tipologias apresentadas pelos autores.
Todo o evento nada mais é do que uma forma de reunião: "a reunião caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos. Trata-se do encontro de duas ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar questões sobre determinado tema relacionado com suas áreas de atividade".(MEIRELLES,1999,pág.30).
Ainda sobre a reunião podemos dizer também que se assemelha com eventos, pois precisa ser planejada, ter convite, infra-estrutura e relatório para poder acontecer e atingir os objetivos.
Baseada no autor Cândido Teobaldo de Souza Andrade, em Como administrar reuniões, MEIRELLES (1999, pág. 25) apresenta a tipologia dos eventos tendo como embrião a reunião:

· Reunião dialogal: baseada na informação, no questionamento e na discussão - palestra, conferência, seminário, simpósio, convenção, entrevista, entre outros.
· Reunião coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação entre as pessoas e na confraternização - coquetel, café da manhã, almoço, jantar, brunch, happy hour, entre outros
Competitivas: concurso, torneios, entre outros
Expositivas e Demonstrativas: feira, salão, mostra, exposição, desfile, lançamento de produtos, inauguração, entre outros.

No tópico acima, apresentamos uma forma de fácil compreensão para classificar os eventos quanto sua tipologia, já que muitos autores somente descrevem os eventos, mas não os classificam como dialogais, ou competitivos e assim por diante, dizendo apenas o que são, sua definição, e não em que contextos estão inseridos. É importante lembrar que devido à abrangência dos eventos, não devemos observar apenas esta classificação, mas também sua categoria e áreas de interesse.
Quanto à classificação por categoria, NETO (1999, p. 25), retrata uma gama de eventos, podendo assim ser resumido: Eventos especiais, de participação, permanentes, esporádicos, únicos, de oportunidade, de massa, de nicho, promocionais de marca, promocionais de produtos e serviços, locais, regionalizados e globais.
Na realidade o mais importante destas classificações é ter a informação correta para se planejar um evento de acordo com o objetivo, por exemplo, se o objetivo é atrair pessoas para discutir um assunto de uma determinada área, chamar este encontro de conferência, ao invés de fórum, ou então não identificar a área de interesse, ou não saber distinguir um evento competitivo de um expositivo.
Quanto à definição dos eventos encontramos uma forma didática de se definir alguns eventos, que parecem simples no nome, mas se não tomarmos cuidado podemos confundi-los e acabar atraindo um público não esperado, ou literalmente não executar o evento planejado, já que nossos objetivos não serão atingidos:

Ciclo de palestras: é uma série de palestras. Tanto pode ser um assunto desdobrado em várias apresentações como vários assuntos que se complementam.Igualmente, pode ser ministrado por um ou vários palestrantes, especialistas no assunto.
Conferência: é uma reunião formal, em que um especialista desenvolve determinado tema sobre o qual tem amplo domínio. Ao final de sua exposição, responde perguntas.
Congresso: são reuniões promovidas por entidades de classe ou associações diversas, para apreciação, estudos, debates de interesses seus, de seus participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar, desenvolver ou colaborar. Normalmente, o congresso se desenvolve em módulos ou sessões organizados de diversas formas: mesas-redondas, sessões plenárias, reuniões de comissões mistas, subcomissões, subgrupos ou grupos de trabalhos.
Convenção: é o esforço de um determinado agrupamento social. Normalmente busca a integração, o conhecimento recíproco dos seus participantes, a homogeneização de procedimentos, comportamentos ou informações.
Fórum: destinado exclusivamente às pessoas que dominem o assunto a ser tratado. O participante poderá debater com liberdade suas posições, sem restrições quanto à quantidade de participantes. Existe um mediador para garantir a participação livre dos interessados, direcionando-os na busca do consenso e no registro de opiniões significativas.
Inauguração: é um evento formal de alta representatividade social, e portanto, requer um planejamento minucioso, envolvendo todas as fases de um evento complexo, portanto, não deve ser confundido com apenas um cortar de fita e o descerramento de uma guarnição que envolve uma bela placa comemorativa.
Mesa redonda: técnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de idéias, discussão de casos. Cada participante tem tempo para expor os seus pontos de vista, para serem apreciados e debatidos. Para se garantir a boa ordem dos trabalhos é nomeado um coordenador que todos devem acatar.
Palestra: uma pessoa, conhecida como palestrante, se propõe ou concorda em levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experiência ou o seu entendimento sobre determinado assunto. Não existe uma regra fixa quanto ao tempo de duração e a participação do público. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 e 60 minutos, com ou sem perguntas durante a exposição. O comum é que perguntas ocorram após o término da palestra.
Recepção: simpática reunião, rápida e simples de se organizar e de baixo custo. Na maioria das vezes é feita na própria instalação (residência, escola, escritório, empresa) ou em clubes, objetivando atender às necessidades e às satisfações pessoais ou sociais.
Reunião: é o encontro de duas ou mais pessoas para o exercício de alguma atividade. Elas podem ser formais ou informais.
Seminário: destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nível de conhecimento. Os participantes têm prévio conhecimento do que será tratado. Divide-se em três fases: Exposição, discussão e conclusão.
Sessão de autógrafo: é o encontro do autor de um livro com o seu público. Com certeza vai ficar carinhosamente marcado por uma dedicatória e um autógrafo. O autor cria uma excelente oportunidade para confirmar as suas pesquisas, quanto ao tipo de pessoas que ele está sensibilizando com a sua escrita: expectativas, suas necessidades, etc.
Simpósio: os expositores debatem os assuntos com o público assistente, dentro de normas pré-estabelecidas.
Solenidade: normalmente é um evento que consegue concentrar muitas pessoas. Não raro, destina-se a homenagens que prevêem a entrega de prêmios, de placas comemorativas, prática de discursos, etc.
Workshop: na verdade, trata-se de uma Loja de Trabalho, cuja finalidade é promover o aprendizado de forma prática. (MARTINS, 1999, p. 77-81).

É importante salientar que existem definições mais detalhadas e outros tipos de eventos que não estão descritos aqui, mas para o trabalho inicial de definição do tipo de evento que se quer planejar, estas definições sucintas são um bom começo e abordam os eventos dialogais mais utilizados, cujas dúvidas aparecem com maior freqüência.
Quando tratamos de eventos baseados nas reuniões coloquiais sociais, como brunch, happy hour, almoço e jantar adotamos esta definição:

Brunch (breakfast + lunch) - tipo de evento criado nos Estados Unidos e adotado com sucesso no Brasil. Caracteriza-se por um café da manhã - almoço servido em estilo buffet, com o objetivo de apresentar e "vender" uma idéia ou produto a um grupo de pessoas, não exigindo contigüidade física entre os participantes.
Além do bom planejamento, o sucesso do brunch está no equilíbrio entre os doces e salgados e entre os sucos e bebidas. Deve ser lembrado de que se trata de um café da manhã-almoço, horário no qual os estômagos estão vazios. Tortas salgadas e sanduíches podem ser servidos com bolo inglês, pãezinhos, pães de queijo, frios e queijos são bem-vindos. Próximo da hora do almoço, empadas, coxinhas. Sucos, café, chá, leite podem estar lado a lado com coquetéis de frutas. Não abusar de cremes, chocolates e bebidas com alto teor alcoólico, principalmente na primeira fase do evento.
Além do seu conceito empresarial, o brunch é utilizado socialmente em finais de semana, quando os horários são mais flexíveis e as pessoas acabam fazendo duas refeições em uma só. O horário ideal para sua realização é das 10:00 às 14:00 horas.
Happy Hour: empresarialmente, trata-se de um evento caracterizado por um drink, sempre ao final da tarde, utilizado como política de entrosamento da empresa. É dirigido a um número limitado de participantes, que se reúnem em local adequado - bar, galerias, restaurantes -, objetivando a otimização do relacionamento, entre drinks, canapés e uma boa conversa.
Pode haver entretenimento, como sorteios de aperitivos e jogos de salão, sendo o horário ideal para sua realização das 17:30 às 19:00 horas.
Almoço ou jantar: evento utilizado para comemorações, confraternizações e consolidação entre parceiros empresariais. O jantar é mais formal do que o almoço, exigindo uma forma mais elaborada, com planejamento e cerimonial adequados à ocasião. (MEIRELLES, 1999, págs 49- 55).

Quanto as definições de coffee-break, coquetel, café da manhã, temos:

Coffee-break: é conhecido como a famosa "paradinha para o café", ocorrendo em reuniões de altos executivos, cursos, palestras, congressos. Muitas vezes é utilizada uma sala de apoio para servir o coffee-break, que dura em torno de quinze minutos, ocorrendo ocasionalmente entre às 10:00 e às 15:00 horas. São servidos dois tipos de biscoito, pão doce, um tipo de salgado, suco de laranja, chá, café, leite, mel, geléias e manteiga.
Breakfast: é o desjejum ou café da manhã forte, normalmente informal e sadio. Envolve alimentos ricos em proteínas, cereais e vitaminas e pode ser realizado das 6:00 às 10:00 horas.
Coquetel: é um tipo de reunião social prática e rápida, em que as pessoas ficam em pé, circulando por entre vários grupos, o que estimula a comunicação entre as pessoas. Realizado por inúmeros motivos (homenagear alguém, inaugurações, comemorações, etc), permite reunir um número maior de pessoas, durante um determinado período, geralmente das 19:00 às 21:00 horas, sem dar muito trabalho aos anfitriões.
Um coquetel pede um cardápio simples: patês, torradas, petiscos, salgadinhos quentes, drinks variados e diferentes. Costuma-se resumir o coquetel em quatro S:
Surgir: ser pontual é ponto de honra na vida social;
SaudaAntes de tratarmos da classificação dos eventos é importante abordamos alguns conceitos de eventos. Existem muitas definições complexas, mas ainda nenhuma em comum acordo entre os autores; depois de várias análises sobre o conceito de eventos, a que nos parece mais sucinta e propícia para o profissional organizador de eventos é a seguinte:
"Evento - atividade dos mais diferentes tipos reunindo pessoas" (ANDRADE, 1999, p. 117).
A classificação dos eventos é muito importante principalmente na hora de decidirmos qual evento será executado para a idéia na qual tivemos. Existem várias formas de se classificar eventos, apresentamos a seguir algumas tipologias apresentadas pelos autores.
Todo o evento nada mais é do que uma forma de reunião: "a reunião caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos. Trata-se do encontro de duas ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar questões sobre determinado tema relacionado com suas áreas de atividade".(MEIRELLES, 1999, pág.30).
Ainda sobre a reunião podemos dizer também que se assemelha com eventos, pois precisa ser planejada, ter convite, infra-estrutura e relatório para poder acontecer e atingir os objetivos.
Baseada no autor Cândido Teobaldo de Souza Andrade, em Como administrar reuniões, MEIRELLES (1999, pág. 25) apresenta a tipologia dos eventos tendo como embrião a reunião:

· Reunião dialogal: baseada na informação, no questionamento e na discussão - palestra, conferência, seminário, simpósio, convenção, entrevista, entre outros.
· Reunião coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação entre as pessoas e na confraternização - coquetel, café da manhã, almoço, jantar, brunch, happy hour, entre outros
· Competitivas: concurso, torneios, entre outros
· Expositivas e Demonstrativas: feira, salão, mostra, exposição, desfile, lançamento de produtos, inauguração, entre outros.

No tópico acima, apresentamos uma forma de fácil compreensão para classificar os eventos quanto sua tipologia, já que muitos autores somente descrevem os eventos, mas não os classificam como dialogais, ou competitivos e assim por diante, dizendo apenas o que são, sua definição, e não em que contextos estão inseridos. É importante lembrar que devido à abrangência dos eventos, não devemos observar apenas esta classificação, mas também sua categoria e áreas de interesse.
Quanto à classificação por categoria, NETO (1999, p. 25), retrata uma gama de eventos, podendo assim ser resumido: Eventos especiais, de participação, permanentes, esporádicos, únicos, de oportunidade, de massa, de nicho, promocionais de marca, promocionais de produtos e serviços, locais, regionalizados e globais.
Na realidade o mais importante destas classificações é ter a informação correta para se planejar um evento de acordo com o objetivo, por exemplo, se o objetivo é atrair pessoas para discutir um assunto de uma determinada área, chamar este encontro de conferência, ao invés de fórum, ou então não identificar a área de interesse, ou não saber distinguir um evento competitivo de um expositivo.
Quanto à definição dos eventos encontramos uma forma didática de se definir alguns eventos, que parecem simples no nome, mas se não tomarmos cuidado podemos confundi-los e acabar atraindo um público não esperado, ou literalmente não executar o evento planejado, já que nossos objetivos não serão atingidos:

Ciclo de palestras: é uma série de palestras. Tanto pode ser um assunto desdobrado em várias apresentações como vários assuntos que se complementam.Igualmente, pode ser ministrado por um ou vários palestrantes, especialistas no assunto.
Conferência: é uma reunião formal, em que um especialista desenvolve determinado tema sobre o qual tem amplo domínio. Ao final de sua exposição, responde perguntas.
Congresso: são reuniões promovidas por entidades de classe ou associações diversas, para apreciação, estudos, debates de interesses seus, de seus participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar, desenvolver ou colaborar. Normalmente, o congresso se desenvolve em módulos ou sessões organizados de diversas formas: mesas-redondas, sessões plenárias, reuniões de comissões mistas, subcomissões, subgrupos ou grupos de trabalhos.
Convenção: é o esforço de um determinado agrupamento social. Normalmente busca a integração, o conhecimento recíproco dos seus participantes, a homogeneização de procedimentos, comportamentos ou informações.
Fórum: destinado exclusivamente às pessoas que dominem o assunto a ser tratado. O participante poderá debater com liberdade suas posições, sem restrições quanto à quantidade de participantes. Existe um mediador para garantir a participação livre dos interessados, direcionando-os na busca do consenso e no registro de opiniões significativas.
Inauguração: é um evento formal de alta representatividade social, e portanto, requer um planejamento minucioso, envolvendo todas as fases de um evento complexo, portanto, não deve ser confundido com apenas um cortar de fita e o descerramento de uma guarnição que envolve uma bela placa comemorativa.
Mesa redonda: técnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de idéias, discussão de casos. Cada participante tem tempo para expor os seus pontos de vista, para serem apreciados e debatidos. Para se garantir a boa ordem dos trabalhos é nomeado um coordenador que todos devem acatar.
Palestra: uma pessoa, conhecida como palestrante, se propõe ou concorda em levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experiência ou o seu entendimento sobre determinado assunto. Não existe uma regra fixa quanto ao tempo de duração e a participação do público. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 e 60 minutos, com ou sem perguntas durante a exposição. O comum é que perguntas ocorram após o término da palestra.
Recepção: simpática reunião, rápida e simples de se organizar e de baixo custo. Na maioria das vezes é feita na própria instalação (residência, escola, escritório, empresa) ou em clubes, objetivando atender às necessidades e às satisfações pessoais ou sociais.
Reunião: é o encontro de duas ou mais pessoas para o exercício de alguma atividade. Elas podem ser formais ou informais.
Seminário: destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nível de conhecimento. Os participantes têm prévio conhecimento do que será tratado. Divide-se em três fases: Exposição, discussão e conclusão.
Sessão de autógrafo: é o encontro do autor de um livro com o seu público. Com certeza vai ficar carinhosamente marcado por uma dedicatória e um autógrafo. O autor cria uma excelente oportunidade para confirmar as suas pesquisas, quanto ao tipo de pessoas que ele está sensibilizando com a sua escrita: expectativas, suas necessidades, etc.
Simpósio: os expositores debatem os assuntos com o público assistente, dentro de normas pré-estabelecidas.
Solenidade: normalmente é um evento que consegue concentrar muitas pessoas. Não raro, destina-se a homenagens que prevêem a entrega de prêmios, de placas comemorativas, prática de discursos, etc.
Workshop: na verdade, trata-se de uma Loja de Trabalho, cuja finalidade é promover o aprendizado de forma prática. (MARTINS, 1999, p. 77-81).

É importante salientar que existem definições mais detalhadas e outros tipos de eventos que não estão descritos aqui, mas para o trabalho inicial de definição do tipo de evento que se quer planejar, estas definições sucintas são um bom começo e abordam os eventos dialogais mais utilizados, cujas dúvidas aparecem com maior freqüência.
Quando tratamos de eventos baseados nas reuniões coloquiais sociais, como brunch, happy hour, almoço e jantar adotamos esta definição:

Brunch (breakfast + lunch) - tipo de evento criado nos Estados Unidos e adotado com sucesso no Brasil. Caracteriza-se por um café da manhã - almoço servido em estilo buffet, com o objetivo de apresentar e "vender" uma idéia ou produto a um grupo de pessoas, não exigindo contigüidade física entre os participantes.
Além do bom planejamento, o sucesso do brunch está no equilíbrio entre os doces e salgados e entre os sucos e bebidas. Deve ser lembrado de que se trata de um café da manhã-almoço, horário no qual os estômagos estão vazios. Tortas salgadas e sanduíches podem ser servidos com bolo inglês, pãezinhos, pães de queijo, frios e queijos são bem-vindos. Próximo da hora do almoço, empadas, coxinhas. Sucos, café, chá, leite podem estar lado a lado com coquetéis de frutas. Não abusar de cremes, chocolates e bebidas com alto teor alcoólico, principalmente na primeira fase do evento.
Além do seu conceito empresarial, o brunch é utilizado socialmente em finais de semana, quando os horários são mais flexíveis e as pessoas acabam fazendo duas refeições em uma só. O horário ideal para sua realização é das 10:00 às 14:00 horas.
Happy Hour: empresarialmente, trata-se de um evento caracterizado por um drink, sempre ao final da tarde, utilizado como política de entrosamento da empresa. É dirigido a um número limitado de participantes, que se reúnem em local adequado - bar, galerias, restaurantes -, objetivando a otimização do relacionamento, entre drinks, canapés e uma boa conversa.
Pode haver entretenimento, como sorteios de aperitivos e jogos de salão, sendo o horário ideal para sua realização das 17:30 às 19:00 horas.
Almoço ou jantar: evento utilizado para comemorações, confraternizações e consolidação entre parceiros empresariais. O jantar é mais formal do que o almoço, exigindo uma forma mais elaborada, com planejamento e cerimonial adequados à ocasião. (MEIRELLES, 1999, págs 49- 55).

Quanto as definições de coffee-break, coquetel, café da manhã, temos:

Coffee-break: é conhecido como a famosa "paradinha para o café", ocorrendo em reuniões de altos executivos, cursos, palestras, congressos. Muitas vezes é utilizada uma sala de apoio para servir o coffee-break, que dura em torno de quinze minutos, ocorrendo ocasionalmente entre às 10:00 e às 15:00 horas. São servidos dois tipos de biscoito, pão doce, um tipo de salgado, suco de laranja, chá, café, leite, mel, geléias e manteiga.
Breakfast: é o desjejum ou café da manhã forte, normalmente informal e sadio. Envolve alimentos ricos em proteínas, cereais e vitaminas e pode ser realizado das 6:00 às 10:00 horas.
Coquetel: é um tipo de reunião social prática e rápida, em que as pessoas ficam em pé, circulando por entre vários grupos, o que estimula a comunicação entre as pessoas. Realizado por inúmeros motivos (homenagear alguém, inaugurações, comemorações, etc), permite reunir um número maior de pessoas, durante um determinado período, geralmente das 19:00 às 21:00 horas, sem dar muito trabalho aos anfitriões.
Um coquetel pede um cardápio simples: patês, torradas, petiscos, salgadinhos quentes, drinks variados e diferentes. Costuma-se resumir o coquetel em quatro S:
Surgir: ser pontual é ponto de honra na vida social;
Saudar: saber se apresentar, compor-se, ter entrosamento;
Sorrir: apresentar espírito de festa, ser agradável;
Sumir: saber que existe um limite de tempo para permanecer em coquetéis, nunca ultrapassar duas horas. (MARTINS, 2000, págs. 03-07).

Referências bibliográficas

ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.

CORNELL, Tim. Grandes Impérios e Civilizações: O Mundo Egípcio Vol. I. Rio de Janeiro: Del Prado, 1982.
MARTINS, Ana Maria Santana. Apostila sobre o curso Gestão de Eventos e Cerimonial. São Paulo, 2000
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999.
NETO, Francisco Paulo de Melo.
Marketing de eventos. Rio de Janeiro: Sprint, 1999.

r: saber se apresentar, compor-se, ter entrosamento;
Sorrir: apresentar espírito de festa, ser agradável;
Sumir: saber que existe um limite de tempo para permanecer em coquetéis, nunca ultrapassar duas horas. (MARTINS, 2000, págs. 03-07).

Referências bibliográficas

ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.

CORNELL, Tim. Grandes Impérios e Civilizações: O Mundo Egípcio Vol. I. Rio de Janeiro: Del Prado, 1982.
MARTINS, Ana Maria Santana. Apostila sobre o curso Gestão de Eventos e Cerimonial. São Paulo, 2000
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999.
NETO, Francisco Paulo de Melo.
Marketing de eventos. Rio de Janeiro: Sprint, 1999.

Por:(Adriana C. Gonçalves e Érica G.Cattinne)

Fonte:http://www.canaltur.com.br/eventos_tipologia.htm outubro de 2003