Case Número 3

ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO DA COMUNICAÇÃO INTERNA DA SAMARCO

Samarco Mineração S.A.

Profissional Responsável

Maria Aparecida de Paula

Ano da Premiação

2001

 

Descrição do Projeto

 O processo de Gestão da Comunicação Interna da Samarco Mineração tem como arcas principais uma estreita articulação com a sua estratégia empresarial, um foco na comunicação direta/ face-a-face, o estímulo a uma efetiva participação dos empregados e integração com os meios de comunicação. A Samarco é a segunda maior exportadora transoceânica de pelotas de minério de ferro do mundo, com unidades em Minas Gerais e no Espírito Santo. O controle acionário pertence à Cia. Vale do Rio Doce, que detém, 50%  das ações, e à BHP Billiton Brasil, proprietária dos outros 50%. A empresa,  benchmark em gestão de clima organizacional, deseja ser percebida como uma organização socialmente responsável e de excelência mundial.

São propósitos desse processo:       

Manter a visibilidade e entendimento da Cultura, Diretrizes, Valores e Objetivos da empresa, contribuindo para o alcance dos resultados esperados.

·        Promover e manter internamente a Imagem Institucional desejada da Samarco.

·        Divulgar assuntos de interesse dos empregados e da empresa, com qualidade.

            tratamento adequado e a agilidade.

·        Integrar pessoas, áreas e unidades.

·        Conscientizar, habilitar e apoiar as lideranças para condução dos processos de comunicação junto aos públicos internos e para o exercício de seu papel no aprendizado contínuo e de valorização das pessoas.

·        Estimular abertura para mudanças e inovações.

·        Estimular uma ação cidadã dos públicos internos, alinhada à Atuação Social da Samarco.

ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO

A construção de diretrizes para o Programa de Gestão da Comunicação Interna da Samarco envolveu as lideranças internas - diretoria até supervisão - desde a fase de diagnostico, passando pela discussão e validação do programa e culminando com a condução conjunta do processo, que é feita pela Gerência Corporativa de Comunicação Empresarial e palas Lideranças. Os princípios que orientam esse processo compreendem:

·        Coerência entre discurso e prática: Assegurando um relacionamento de transparência e confiança com seus públicos internos.

·        Comprometimento das lideranças: Atuando como principais fontes de informações e agentes da Comunicação Interna e liderando  a comunica direta com suas equipes.

·        Antecipação e agilidade: Ser a primeira fonte de informações para seus públicos internos sobre assuntos que dizem respeito à sua atuação.

·        Direcionamento, foco e interatividade: Tratamento de informações direcionado pelas demandas de informações do público interno, com as lideranças ouvindo e interagindo com os empregados.

·        Freqüência e permanência: Ações planejadas e continuas, mantendo a freqüência dos meios, da comunicação direta, eventos e campanhas.

·        Condução integrada: Articulação com o Sistema de Gestão da Samarco e integração entre meios, comunicação direta, eventos e campanhas.

·        Comunicação em crises e emergências: Posicionamento da empresa sobre o acontecimento de forma consistente e ágil, sendo fonte de referência segura para o público interno.

·        Monitoramento: Processo monitorado através de mecanismos definidos com critérios e periodicidade conhecidos pelos públicos internos.

·        Limite: Clara explicitação de razões que impedem a comunicação de decisões que não possam ser antecipadas para os públicos internos.

 

Ações e Meios de Comunicação Interna

Para a dinamização da rede de Comunicação Interna, são usados os seguintes 

instrumentos:

Suporte permanente da Gerencia de Comunicação Empresarial às liderenças na

condução da comunicação com suas equipes.

·        Capacitação em Comunicação: Ações permanentes de habilitação de todas as lideranças internas e dos Comitês de Comunicação, através de workhops e seminários anuais de Comunicação.

·        Informe Gerencial: Pauta veiculada sempre que um fato demanda comunicação direta das lideranças com as equipes.

·        Matriz de Comunicação: Formulário utilizado pelas lideranças para decisões de impacto que demandam comunicação interna.

·        Comitês de Comunicação: Fóruns de participação de representantes de todas as equipes da Samarco na gestão e produção da Comunicação Interna. Os integrantes são capacitados através de workshop e reuniões mensais.

A Comunicação Integrada       

Para alcançar os propósitos do Programa de Gestão da Comunicação Interna, promoveu-se a integração entre os meios de comunicação, a comunicação direta e os eventos e campanhas.       

Os Meios

Jornal da Samarco: Publicação mensal que tem como público prioritário os empregados e seus familiares. Seu papel é discutir e traduzir grandes temas da empresa e do mundo e destacar iniciativas dos empregados.

Boletim Acontece: Apresenta semanalmente em notas curtas, informações do dia-a-dia da empresa. É veiculada nos quadros-de-avisos, ônibus, displays nos restaurantes e Intranet.

Quatro de avisos: Mural com periodicidade semanal em todas as unidades da empresa, aborda assuntos específicos da unidade e de interesse geral dos empregados.

Intranet: Fonte de acesso amplo, fácil e rápido, com noticias curtas de assuntos ligados à empresa.

Um veículo de comunicação - Informe Gerencial: Fornece ao grupo gerencial informações que devem ser repassadas às equipes; ou que poderão ser úteis para esclarecer duvidas levantadas pelos empregados

A Comunicação Direta

A Comunicação Interna da Samarco priorizou a comunicação direta das liderenças com as equipes. Apontada em pesquisas internas como a forma preferida e mais eficaz de comunicação. Além disso, as Lideranças participam de um programa de capacitação em Comunicação, com seminários anuais.

Eventos e Campanhas

Diversos eventos e campanhas técnicas e sociais são promovidas pela empresa constituindo oportunidades de participação, integração, valorização e reconhecimento das pessoas. O papel da Comunicação Empresarial nestas oportunidades é dar suporte à divulgação e condução, além de monitorar os resultados.

Monitoramento

O monitoramento da Gestão da Comunicação Interna da Samarco inclui uma pesquisa qualitativa da Comunicação como o nível operacional (anual): avaliação com as Lideranças no seminário anual de Comunicação usando um mapa de diagnostico: fatores de Pesquisa de Clima (bienal); pesquisas realizadas nos seminários de comunicação com lideranças(anuais); avaliação pelos Comitês de Comunicação( em reuniões mensais); formulários de avaliação imediata(quando necessário) e sondagem com amostragem de lideranças(quando necessário) e sondagem com amostragem de lideranças(quando necessário).

Resultados

·        O primeiro Seminário da Comunicação realizado com as Liderenças na fase de diagnostico do Programa, apontou uma media geral de 59% de avaliações positivas. Foi estabelecida uma meta de crescimento de 5%  no percentual de avaliações positivas da Comunicação Interna.

No Seminário em 2000, essa avaliação subiu para 72% num crescimento de 13% superior ao verificado no mercado, que é de 7 a 8% (*).

- balanço qualitativo de auditório da Comunicação Interna, conduzidas em 2000 e   2001 pela Idéia Comunicação e Fonte Pesquisa e Análise, respectivamente, junto a empregados de nível técnico-operacional, apontam que:

- Houve um reconhecimento consistente, por quase todalidade dos entrevistados, 

   de  uma evolução na Comunicação Interna da Empresa.

- A interatividade e o feedback na Comunicação Interna são os aspectos com a

   melhor avaliação também de parte de quase totalidade.

- Os entrevistados ressaltam como extremamente positiva a abertura ao diálogo

   parte das lideranças, apontando que equipes, de seu lado, são cada vez mais 

    participativas e exigentes, em função do crescente nível educacional e de

    informação que têm.

-  O mix de veículos de comunicação interna tem avaliação positiva pela

   totalidade do entrevistados, que demonstram compreensão bastante alta da

 

   proposta de cada veículo.

- A maioria percebe que a empresa se preocupa em divulgar informações

  relativas as mudanças no quadro acionário vivido pela empresa em 2000 e à

  situação de mercado, considerando-se bom bem informadas sobre a situação

  atual da Samarco. As mudanças geraram ansiedade, mas não comprometeram

  o conceito da empresa - sua imagem corporativa manteve-se e até foi

  fortalecida.

- Na comunicação direta via lideranças a capacidade de antecipação das

  informações é estacada, com a maioria afirmando que é a primeira fonte de

  comunicação.

 Parceiros no Planejamento Estratégico e Produção de Veículos de

 Comunicação: A Samarco conta com parceiros no planejamento e auditorias da

 comunicação interna (Idéia Comunicação Empresarial e Fonte Pesquisa e

Análise ), elaboração dos veículos (BH Press Comunicação Empresarial e

Análise), e editoração de peças(Nati Design e Idéias Bizarras).

(*) Banco de Dados Idéia Comunicação.

Fonte: Publicação distribuída no dia da Premiação do Prêmio Opinião Pública 2001