Case Número 3
ELABORAÇÃO
E IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO DA COMUNICAÇÃO INTERNA DA SAMARCO
Samarco
Mineração S.A.
Maria
Aparecida de Paula
2001
O
processo de Gestão da Comunicação Interna da Samarco Mineração tem como
arcas principais uma estreita articulação com a sua estratégia empresarial,
um foco na comunicação direta/ face-a-face, o estímulo a uma efetiva
participação dos empregados e integração com os meios de comunicação. A
Samarco é a segunda maior exportadora transoceânica de pelotas de minério
de ferro do mundo, com unidades em Minas Gerais e no Espírito Santo. O
controle acionário pertence à Cia. Vale do Rio Doce, que detém, 50%
das ações, e à BHP Billiton Brasil, proprietária dos outros 50%. A
empresa, benchmark em gestão
de clima organizacional, deseja ser percebida como uma organização
socialmente responsável e de excelência mundial.
São
propósitos desse processo:
Manter
a visibilidade e entendimento da Cultura, Diretrizes, Valores e Objetivos da
empresa, contribuindo para o alcance dos resultados esperados.
·
Promover e manter
internamente a Imagem Institucional desejada da Samarco.
·
Divulgar assuntos de
interesse dos empregados e da empresa, com qualidade.
tratamento adequado e a agilidade.
·
Integrar pessoas, áreas e
unidades.
·
Conscientizar, habilitar e
apoiar as lideranças para condução dos processos de comunicação junto aos
públicos internos e para o exercício de seu papel no aprendizado contínuo e
de valorização das pessoas.
·
Estimular abertura para mudanças
e inovações.
·
Estimular uma ação cidadã
dos públicos internos, alinhada à Atuação Social da Samarco.
A
construção de diretrizes para o Programa de Gestão da Comunicação Interna
da Samarco envolveu as lideranças internas - diretoria até supervisão -
desde a fase de diagnostico, passando pela discussão e validação do
programa e culminando com a condução conjunta do processo, que é feita pela
Gerência Corporativa de Comunicação Empresarial e palas Lideranças. Os
princípios que orientam esse processo compreendem:
·
Coerência entre discurso e prática:
Assegurando um relacionamento de transparência e confiança com seus públicos
internos.
·
Comprometimento das lideranças:
Atuando como principais fontes de informações e agentes da Comunicação
Interna e liderando a comunica
direta com suas equipes.
·
Antecipação e agilidade:
Ser a primeira fonte de informações para seus públicos internos sobre
assuntos que dizem respeito à sua atuação.
·
Direcionamento, foco e
interatividade: Tratamento de informações
direcionado pelas demandas de informações do público interno, com as
lideranças ouvindo e interagindo com os empregados.
·
Freqüência e permanência:
Ações planejadas e continuas, mantendo a freqüência dos meios, da comunicação
direta, eventos e campanhas.
·
Condução integrada:
Articulação com o Sistema de Gestão da Samarco e integração entre meios,
comunicação direta, eventos e campanhas.
·
Comunicação em crises e emergências:
Posicionamento da empresa sobre o acontecimento de forma consistente e ágil,
sendo fonte de referência segura para o público interno.
·
Monitoramento:
Processo monitorado através de mecanismos definidos com critérios e
periodicidade conhecidos pelos públicos internos.
·
Limite:
Clara explicitação de razões que impedem a comunicação de decisões que não
possam ser antecipadas para os públicos internos.
Ações
e Meios de Comunicação Interna
Para
a dinamização da rede de Comunicação Interna, são usados os seguintes
instrumentos:
Suporte
permanente da Gerencia de Comunicação Empresarial às liderenças na
condução
da comunicação com suas equipes.
·
Capacitação em Comunicação:
Ações permanentes de habilitação de todas as lideranças internas e dos
Comitês de Comunicação, através de workhops e seminários anuais de
Comunicação.
·
Informe Gerencial: Pauta
veiculada sempre que um fato demanda comunicação direta das lideranças com
as equipes.
·
Matriz de Comunicação:
Formulário utilizado pelas lideranças para decisões de impacto que demandam
comunicação interna.
·
Comitês de Comunicação: Fóruns
de participação de representantes de todas as equipes da Samarco na gestão
e produção da Comunicação Interna. Os integrantes são capacitados através
de workshop e reuniões mensais.
Para
alcançar os propósitos do Programa de Gestão da Comunicação Interna,
promoveu-se a integração entre os meios de comunicação, a comunicação
direta e os eventos e campanhas.
Os
Meios
Jornal
da Samarco: Publicação
mensal que tem como público prioritário os empregados e seus familiares. Seu
papel é discutir e traduzir grandes temas da empresa e do mundo e destacar
iniciativas dos empregados.
Boletim
Acontece:
Apresenta semanalmente em notas curtas, informações do dia-a-dia da empresa.
É veiculada nos quadros-de-avisos, ônibus, displays nos restaurantes e
Intranet.
Quatro
de avisos:
Mural com periodicidade semanal em todas as unidades da empresa, aborda
assuntos específicos da unidade e de interesse geral dos empregados.
Intranet:
Fonte de acesso amplo, fácil e rápido, com noticias curtas de assuntos
ligados à empresa.
Um
veículo de comunicação - Informe Gerencial:
Fornece ao grupo gerencial informações que devem ser repassadas às equipes;
ou que poderão ser úteis para esclarecer duvidas levantadas pelos empregados
A
Comunicação Direta
A
Comunicação Interna da Samarco priorizou a comunicação direta das liderenças
com as equipes. Apontada em pesquisas internas como a forma preferida e mais
eficaz de comunicação. Além disso, as Lideranças participam de um programa
de capacitação em Comunicação, com seminários anuais.
Eventos
e Campanhas
Diversos
eventos e campanhas técnicas e sociais são promovidas pela empresa
constituindo oportunidades de participação, integração, valorização e
reconhecimento das pessoas. O papel da Comunicação Empresarial nestas
oportunidades é dar suporte à divulgação e condução, além de monitorar
os resultados.
Monitoramento
O
monitoramento da Gestão da Comunicação Interna da Samarco inclui uma
pesquisa qualitativa da Comunicação como o nível operacional (anual):
avaliação com as Lideranças no seminário anual de Comunicação usando um
mapa de diagnostico: fatores de Pesquisa de Clima (bienal); pesquisas
realizadas nos seminários de comunicação com lideranças(anuais); avaliação
pelos Comitês de Comunicação( em reuniões mensais); formulários de avaliação
imediata(quando necessário) e sondagem com amostragem de lideranças(quando
necessário) e sondagem com amostragem de lideranças(quando
necessário).
Resultados
·
O primeiro Seminário da
Comunicação realizado com as Liderenças na fase de diagnostico do Programa,
apontou uma media geral de 59% de avaliações positivas. Foi estabelecida uma
meta de crescimento de 5% no
percentual de avaliações positivas da Comunicação Interna.
No
Seminário em 2000, essa avaliação subiu para 72% num crescimento de 13%
superior ao verificado no mercado, que é de 7 a 8% (*).
-
balanço qualitativo de auditório da Comunicação Interna, conduzidas em
2000 e 2001 pela Idéia
Comunicação e Fonte Pesquisa e Análise, respectivamente, junto a empregados
de nível técnico-operacional, apontam que:
-
Houve um reconhecimento consistente, por quase todalidade dos entrevistados,
de
uma evolução na Comunicação Interna da Empresa.
-
A interatividade e o feedback na Comunicação Interna são os aspectos com a
melhor avaliação também de parte
de quase totalidade.
-
Os entrevistados ressaltam como extremamente positiva a abertura ao diálogo
parte das lideranças, apontando que
equipes, de seu lado, são cada vez mais
participativas e exigentes, em função
do crescente nível educacional e de
informação que têm.
-
O mix de veículos de comunicação interna tem avaliação positiva
pela
totalidade do entrevistados, que
demonstram compreensão bastante alta da
proposta de cada veículo.
-
A maioria percebe que a empresa se preocupa em divulgar informações
relativas as mudanças no quadro
acionário vivido pela empresa em 2000 e à
situação de mercado,
considerando-se bom bem informadas sobre a situação
atual da Samarco. As mudanças
geraram ansiedade, mas não comprometeram
o conceito da empresa - sua imagem
corporativa manteve-se e até foi
fortalecida.
-
Na comunicação direta via lideranças a capacidade de antecipação das
informações é estacada, com a
maioria afirmando que é a primeira fonte de
comunicação.
Parceiros
no Planejamento Estratégico e Produção de Veículos de
Comunicação:
A Samarco conta com parceiros no planejamento e auditorias da
comunicação
interna (Idéia Comunicação Empresarial e Fonte Pesquisa e
Análise
), elaboração dos veículos (BH Press Comunicação Empresarial e
Análise),
e editoração de peças(Nati Design e Idéias Bizarras).
(*)
Banco de Dados Idéia Comunicação.
Fonte:
Publicação distribuída no dia da Premiação do Prêmio Opinião Pública
2001