Registro – Quando o cidadão vai a um cartório de registro civil para declarar um nascimento ou óbito, o escrivão redige um documento, chamado termo, e o registra nos livros do cartório. Está feito, portanto, o registro de nascimento, de óbito etc.

Averbação e anotação – São observações feitas no registro sobre um fato que altera ou cancela o que está registrado, como uma separação judicial, por exemplo, que altera o registro do casamento. Anota-se também, no termo de nascimento, o casamento, a separação judicial ou o divórcio. Também a morte é anotada, tanto no termo de casamento como no de nascimento, assim como a emancipação de menor.

Certidão – Certidão é um documento no qual o oficial do cartório informa que o registro foi feito – ou não foi feito, no caso da certidão negativa – nos livros sob sua responsabilidade. Nela o oficial reproduz, de forma autêntica e confiável, textos de um registro ou documento arquivado no cartório. A certidão deve conter o número do livro, da folha e do termo, ou ainda o número do registro ou pasta ou caixa em que o documento encontra-se arquivado.

A certidão pode ser emitida à mão, datilografada, por computador ou reproduzida por sistemas seguros autorizados em lei, como a certificação digital.